28 кроків до максимальної продуктивності

Ви старанно і напружене працюєте протягом усього тижня, але отримані результати вас не вражають? Можливо, проблема пов’язана з відсутністю планування і фокусування на завданнях. Вам просто необхідно створити план, який дозволить виконувати максимальну кількість завдань за нетривалий відрізок часу. В результаті саме правильне планування стає одним з ключових моментів продуктивності. Для його грамотного складання використовуйте прості поради, які наведені нижче.

1. Щотижня слід відводити час на постановку завдань на наступний тиждень, квартал і місяць.
2. Слід скористатися повідомленнями, щоб нагадати собі про майбутні завдання.
3. Якщо ви часто проводите наради, слід скоротити час їх проведення до 20 хвилин.
4. Важливо, щоб ваш розпорядок був приблизно однаковим. І пам’ятайте, що висока продуктивність неможлива завдяки удачі. Вона стає можливою тільки завдяки особистому завзятості.
5. Важливо навчитися перебувати в поточному моменті, бути в сьогоденні. Якщо ви весь час відчуваєте перевантаженість, проблема може бути пов’язана не з кількістю потребують вирішення завдань. Часто вона полягає в тому, що ви думаєте відразу про все.
6. Постарайтеся ігнорувати пошту. Приділіть на її перегляд певний час щодня. В інший же час не звертайте ніякої уваги на поштову скриньку.
7. Важливо, щоб одну задачу ви вирішували відразу, не повертаючись до неї знову і знову.
8. Складіть список своєрідних антізадач. У нього має увійти все, що вам може перешкодити на шляху до досягнення цілей. Ігноруйте все перераховане.
9. Не слід відповідати «так» на кожне прохання, яка звернена до вас. Якщо ви хочете сподобатися всім, в кінцевому підсумку постраждає ваша продуктивність. При цьому справи інших людей підуть в гору, так як вони перекладають частину своєї відповідальності на вас.

10. Пам’ятайте, що говорити «ні» іноді буває корисно. В цьому випадку ви зможете максимально сконцентруватися і отримати кращий результат. При цьому ви не будете відволікатися на дрібниці.
11. Пам’ятайте, що багатозадачність може працювати тільки з Android і IOS. З вами це навряд чи пройде.
12. Необхідно заздалегідь підготуватися до нарад. При цьому важливо скоротити кількість проблем та інформації, які ви плануєте обговорити. В іншому випадку збори можуть затягнутися, а результат так і не буде отримано.
13. Користуйтеся менеджерами завдань. Одними з кращих менеджерів є Wunderlist, Todoist і Asana.
14. Намагайтеся виконати до кінця робочого часу всі завдання, поставлені на день. Якщо ж вони досить об’ємні, слід розбити їх на кілька дрібніших завдань.
15. Намагайтеся записувати протягом тижня всі важливі думки і якісь ключові розмови. Також не буде зайвим ведення щоденника своєї активності. Надалі аналіз цих записів дозволить вам визначити найбільш продуктивний час, під час якого ви краще працюєте.
16. Все, що ви не робите добре, краще відправити на аутсорсинг. Так, це можуть бути дзвінки клієнтам, що займають занадто багато часу. Постарайтеся сфокусуватися на своїх сильних сторонах. Але намагайтеся не передоручати нікому найважливіші завдання або ретельно контролюйте процес їх виконання.
17. Завжди нагороджуйте себе за досягнення найбільш складних завдань. Також можна нагороджувати себе за виконання максимальної кількості завдань за мінімальний відрізок часу. Нагорода дуже важлива у формуванні позитивної установки.
18. Не варто навіть намагатися заповнити власний розпорядок дня. Просто використовуйте для цього календар і щоденник.
19. Диктуйте власним голосом на своїй смартфон все нагадування, замітки і завдання. Це допоможе краще визначитися з завданнями і важливими моментами.

20. Якщо ви впевнені, що проект занадто великий, виділіть в ньому окремі етапи. Досягаючи конкретного етапу, ви будете знати, що робота рухається, а не стоїть на місці.
21. Не приступайте до роботи відразу. Постарайтеся приділити перші півгодини свого робочого дня його планування. Це дозволить виділити важливі і другорядні завдання, а також нічого не випустити з уваги.
22. Дотримуйтесь принципу Парето, який має на увазі, що 20 відсотків виконаних завдань дають 80 відсотків результату. В першу чергу необхідно концентруватися саме на таких завданнях.
23. При постановці завдань важливо залишатися реалістом.
Важливо запланувати витрачати близько 50 відсотків свого часу на активності, думки і розмови, який можуть принести максимальний результат.
24. Свій день слід організувати таким чином, щоб активність збіглася з особистими біоритмами. Важливо визначити, коли вам легше працювати: в ранкові або вечірні години.
25. Мозку зручніше, якщо ви ставите перед ним послідовні завдання. З цієї причини краще розбити окремі завдання по групах, які будуть пов’язані спільною ідеєю, дзвінками або листуванням.
26. Час від часу слід виходити на свіже повітря.
27. Під час нетривалих перерв відверніться від робочого процесу.
28. Керуючись цими простими порадами, ви забезпечите собі максимальну продуктивність роботи і швидше досягнете результату.